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Geben Sie den Zugangscode ein, den Sie von der Insoweit erfahrenen Fachkraft erhalten haben.
Der InsoFa-Dreischritt unterstützt Sie als Insoweit erfahrene Fachkraft (InsoFa) dabei, eine Kindeswohlgefährdungseinschätzung strukturiert durchzuführen und nachvollziehbar zu dokumentieren – gemeinsam mit der ratsuchenden Fachkraft, die sich mit einem konkreten Fall an Sie wendet.
Das Tool führt Sie in vier klar abgegrenzten Schritten durch die Beratung: von den Rahmenbedingungen über eine Falldarstellung bis zur eigentlichen dreischrittigen Gefährdungseinschätzung und der Maßnahmenplanung. Alle Angaben werden ausschließlich pseudonymisiert erfasst.
Rufen Sie die Website des Tools auf und melden Sie sich mit dem Benutzernamen und dem Passwort an, die Sie von der Administration erhalten haben. Wenn Sie noch keine Zugangsdaten haben, das Tool aber gerne nutzen möchten, wenden Sie sich an info@insofa-dreischritt.de.
Melden Sie sich von einem neuen oder ungewohnten Gerät bzw. Browser an, wird zusätzlich ein einmaliger Anmeldecode an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. Dieser ist 10 Minuten gültig und muss zusätzlich zum Passwort eingegeben werden. Auf bereits bekannten Geräten entfällt dieser Schritt.
Nach dem ersten Login empfehlen wir, das Ihnen zugeteilte Passwort über den Button „Einstellungen" (oben rechts) zu ändern. Ein neues Passwort muss mindestens 8 Zeichen umfassen.
Auf der Login-Seite finden Sie den Link „Passwort vergessen?". Nach Eingabe Ihres Benutzernamens erhalten Sie – sofern der Zugang existiert – einen E-Mail-Link, über den Sie ein neues Passwort vergeben können. Der Link ist eine Stunde gültig.
Nach dem Login sehen Sie eine Übersicht aller von Ihnen angelegten Fälle, jeweils mit interner Bezeichnung sowie Datum und Uhrzeit der letzten Speicherung. Wenn Sie auf einen Fall klicken, werden Sie gefragt, ob Sie ihn weiterbearbeiten oder als neue Version anlegen möchten (siehe Kapitel 9.2). Der Fall öffnet sich anschließend bei der Zusammenfassung (Schritt 3d).
Über den Button „Löschen" bei einem Fall können Sie diesen dauerhaft entfernen. Da dies nicht rückgängig gemacht werden kann, fragt das Tool vor dem endgültigen Löschen noch einmal nach.
Klicken Sie auf der Startseite auf „Neuen Fall anlegen". Sie werden gebeten, eine interne Fallbezeichnung zu vergeben (z. B. „Familie M., Kind 7 Jahre"). Diese dient nur der Wiedererkennung in Ihrer eigenen Fallübersicht und erscheint später nicht im Protokoll.
Sobald Sie „Fall anlegen" bestätigen, wird der Fall automatisch angelegt und gespeichert. Gleichzeitig erzeugt das System einen Zugangscode für die ratsuchende Fachkraft (mehr dazu in Kapitel 10).
Links finden Sie eine Seitenleiste mit den vier Schritten. Sie können jederzeit zwischen allen vier Schritten wechseln, unabhängig davon, ob die vorherigen bereits vollständig bearbeitet wurden. Sie müssen also nicht zwingend der Reihe nach vorgehen.
Solange ein Fall geöffnet ist, speichert das Tool Ihre Änderungen automatisch alle paar Sekunden. Arbeitet die Fachkraft gleichzeitig mit (Kollaborationsmodus, siehe Kapitel 10), werden dabei auch die Angaben beider Seiten abgeglichen. Ein manuelles Aktualisieren ist nicht nötig.
Zusätzlich gibt es in Schritt 4 den Button „Fall speichern". Dieser sichert den aktuellen Stand dauerhaft in der Datenbank. Der Button ist nur dann anklickbar (nicht ausgegraut), wenn seit der letzten Speicherung tatsächlich etwas verändert wurde.
Wenn Sie einen Fall mit ungespeicherten Änderungen verlassen (z. B. um zur Startseite zu wechseln), erscheint eine Warnung, die Sie auf mögliche Datenverluste hinweist. Diese Warnung erscheint nur, wenn wirklich noch nicht gespeicherte Änderungen vorliegen.
In Schritt 1 werden die Eckdaten der Beratungssituation erfasst. Dieser Schritt kann sowohl von Ihnen als auch – ohne eigenen Login – von der ratsuchenden Fachkraft ausgefüllt werden.
Institution / Träger der Fachkraft: Die Einrichtung, für die die ratsuchende Fachkraft tätig ist (z. B. „Kita Sonnenschein").
Datum der Beratung: Das Datum, an dem die Beratung stattfindet bzw. stattgefunden hat.
Name der InsoFa: Wird automatisch aus Ihrem Zugang übernommen und kann nicht verändert werden.
Name der ratsuchenden Fachkraft: Vor- und Nachname der Person, die die Beratung sucht.
Pseudonym des Kindes: Ein Pseudonym, kein echter Name (z. B. „Kind A.").
Alter des Kindes: Freitext, z. B. „7 Jahre, 3 Monate".
Familienzusammenhang: Kurzbeschreibung der familiären Situation, z. B. „Alleinerziehende Mutter, 2 weitere Kinder".
Kind zuletzt gesehen am: Datum der letzten persönlichen Beobachtung des Kindes.
Von wem zuletzt gesehen: Name bzw. Funktion der Person, die das Kind zuletzt gesehen hat.
Sonstige wichtige Informationen: Platz für Vorgeschichte, laufende Hilfen, frühere Meldungen o. Ä.
In diesem Schritt fassen Sie die bisherigen Beobachtungen zum Kind und seiner Familie zusammen, die die ratsuchende Fachkraft Ihnen berichtet. Tragen Sie zunächst Stichworte in das entsprechende Feld ein.
Über den Button „Fließtext generieren" kann aus den eingegebenen Stichworten mithilfe einer KI (Mistral, ein europäisches Unternehmen mit Sitz in Frankreich) ein zusammenhängender, sachlicher Fließtext erstellt werden. Die Verarbeitung erfolgt dabei innerhalb der EU.
Der generierte Text ist nur so gut wie die eingegebenen Stichpunkte und darf niemals ungeprüft übernommen werden. Bitte immer gegenlesen und bei Bedarf anpassen, bevor er ins Protokoll übernommen wird.
Der Text im Feld „Falldarstellung" ist vollständig frei editierbar – Sie können ihn auch komplett ohne die KI-Funktion selbst verfassen.
Dies ist das fachliche Herzstück des Tools und in vier Unterbereiche gegliedert: Gefährdungsbereiche auswählen, Anhaltspunkte sammeln, Einschätzung vornehmen und eine abschließende Zusammenfassung.
Sie gehen nacheinander zwölf mögliche Gefährdungsbereiche durch und entscheiden gemeinsam mit der ratsuchenden Fachkraft jeweils mit „Ja" oder „Nein", ob dieser Bereich für das Kind bzw. die Familie relevant ist. Die Reihenfolge der Bereiche hat dabei keine inhaltliche Bedeutung. Zu jedem Bereich kann über „Definition einblenden" die ausführliche fachliche Definition direkt im Tool eingeblendet werden.
Für jeden mit „Ja" markierten Gefährdungsbereich können Sie konkrete, beobachtete Anhaltspunkte eintragen. Pro Bereich sind beliebig viele Anhaltspunkte möglich – nach Eingabe eines Anhaltspunkts und Bestätigung mit „Hinzufügen" oder der Eingabetaste bleibt der Fokus im selben Bereich, sodass Sie direkt den nächsten Anhaltspunkt ergänzen können. Über die Tabulator-Taste springen Sie gezielt zum nächsten Bereich.
Für jeden ausgewählten Bereich nehmen Sie nun die eigentliche fachliche Einschätzung vor:
JA — Hinweise auf eine Kindeswohlgefährdung liegen vor.
? — Kann anhand der aktuellen Informationen noch nicht abschließend beurteilt werden.
NEIN — Keine Hinweise auf eine Kindeswohlgefährdung.
Zu jeder Einschätzung kann eine kurze Erläuterung/Begründung ergänzt werden. Alle bisher gesammelten Anhaltspunkte des jeweiligen Bereichs werden zur besseren Übersicht direkt mit angezeigt.
Dieser Bildschirm zeigt eine Gesamtübersicht aller bisherigen Angaben aus Schritt 3 – Gefährdungsbereiche, Anhaltspunkte und Einschätzungen – kompakt zusammengefasst, bevor es weiter zur Maßnahmenplanung geht.
Im letzten Schritt werden die vereinbarten Maßnahmen festgehalten:
Vereinbarte Maßnahmen: Z. B. Elterngespräch bis zu einem bestimmten Datum, Information an die Leitung, Einschalten des Allgemeinen Sozialen Dienstes (ASD).
Nächste Schritte & Zuständigkeiten: Wer übernimmt was und bis wann.
Folgetermin / Überprüfungsdatum: Ein Datum für eine geplante Nachverfolgung, sofern vorgesehen.
Bemerkung zum Folgetermin: Ergänzende Hinweise, z. B. wer sich zurückmeldet.
Am Ende von Schritt 4 bestätigen sowohl Sie als InsoFa als auch die ratsuchende Fachkraft jeweils in ihrer eigenen Rolle die gemeinsam erarbeiteten Angaben. Ändert sich danach noch etwas an Schritt 3 oder 4, wird eine bereits erteilte Bestätigung automatisch zurückgesetzt und muss erneut erteilt werden.
„Fall speichern" sichert den aktuellen Stand dauerhaft (nur anklickbar, wenn es tatsächlich etwas Neues zu speichern gibt).
„Protokoll erstellen" erzeugt eine druckfertige, zusammenhängende Zusammenfassung des gesamten Falls zur Dokumentation.
Neue Version: Möchten Sie einen bestehenden Fall überarbeiten und den bisherigen Stand erhalten, wählen Sie beim Öffnen des Falls „Als neue Version anlegen“. Das Tool legt dann eine Kopie mit eigener Bezeichnung und eigenem Zugangscode an, und alle weiteren Änderungen werden nur in dieser Kopie gespeichert. Wichtig: Diese Entscheidung muss vor dem Bearbeiten getroffen werden, da Änderungen sonst automatisch in den geöffneten Fall gespeichert werden.
Die ratsuchende Fachkraft benötigt keinen eigenen Zugang zum Tool. Stattdessen erhält sie von Ihnen einen neunstelligen Zugangscode, den Sie beim Anlegen des Falls sowie jederzeit in der Seitenleiste des Falls finden (Button „Code kopieren").
Der Zugangscode ist ab Erstellung 6 Monate gültig. Bitte geben Sie ihn ausschließlich an die tatsächlich zuständige ratsuchende Fachkraft weiter und behandeln Sie ihn vertraulich, da er während seiner Gültigkeit Zugriff auf den jeweiligen Fall ermöglicht.
Die Fachkraft gibt den Code auf der Startseite des Tools unter „Als Fachkraft beitreten" ein. Ein eigenes Nutzerkonto ist dafür nicht erforderlich.
Schritt 1 (Rahmenbedingungen) kann die Fachkraft jederzeit einsehen und mitbearbeiten. Die Schritte 2 bis 4 kann sie nur einsehen und mitbearbeiten, solange Sie selbst gerade aktiv im Fall eingeloggt sind (erkennbar am Hinweis „Kollaborationsmodus" im Kopfbereich). Ist dies nicht der Fall, bleiben diese Schritte für die Fachkraft gesperrt – so wird sichergestellt, dass die fachliche Einschätzung nicht ohne Ihre Beteiligung erfolgt.
Bevor die Fachkraft ihre eigenen Angaben in Schritt 4 final bestätigen kann, gibt sie zusätzlich ihre Einwilligung zur Speicherung ihres Namens und ihrer Institution im Rahmen dieser Beratungsdokumentation ab. Diese Einwilligung kann sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Während der gemeinsamen Bearbeitung werden Änderungen beider Seiten automatisch etwa alle 5 Sekunden abgeglichen. Navigieren Sie z. B. zu einem anderen Gefährdungsbereich, wird die Fachkraft dorthin mitgenommen. Ein manuelles Neuladen der Seite ist nicht erforderlich.
Über den Button „Einstellungen" oben rechts können Sie Ihr Passwort ändern. Geben Sie dazu Ihr aktuelles sowie zweimal Ihr neues Passwort (mindestens 8 Zeichen) ein.
Alle Falldaten werden pseudonymisiert auf einem Server in Deutschland gespeichert. Details zur Datenverarbeitung, einschließlich der KI-Unterstützung, finden Sie in der Datenschutzerklärung, die jederzeit einsehbar ist.
Warum kann ich Schritt 3 oder 4 nicht sofort bearbeiten, wenn ich einen neuen Fall anlege?
Das ist nicht nötig — alle vier Schritte sind über die Seitenleiste jederzeit erreichbar, unabhängig vom Bearbeitungsstand.
Warum kann die Fachkraft nicht immer alle Schritte bearbeiten?
Aus fachlichen Gründen dürfen die Schritte 2 bis 4 nur bearbeitet werden, während Sie selbst aktiv im Fall eingeloggt sind (siehe Kapitel 10.3).
Was passiert, wenn der Zugangscode abläuft?
Nach Ablauf der 6 Monate ist der Code nicht mehr gültig. In diesem Fall können Sie den Fall beim Öffnen „als neue Version anlegen“. Die neue Version erhält einen neuen, wieder 6 Monate gültigen Zugangscode.
Der Button „Fall speichern" ist ausgegraut — was bedeutet das?
Es liegen aktuell keine ungespeicherten Änderungen vor, der Fall ist bereits auf dem neuesten Stand gesichert.
Warum funktioniert der Zugangscode plötzlich nicht mehr, obwohl er richtig eingegeben wurde?
Nach 20 fehlgeschlagenen Versuchen innerhalb einer Stunde von derselben Internetverbindung wird der Zugriff vorübergehend gesperrt. Nach Ablauf der Stunde ist ein erneuter Versuch möglich.
Kann ich einen Fall versehentlich überschreiben, wenn die Fachkraft gleichzeitig arbeitet?
Nein. Das Tool führt die Änderungen beider Seiten automatisch abschnittsweise zusammen. Nur wenn beide Seiten wirklich zeitgleich exakt dieselbe Angabe unterschiedlich ausfüllen, erscheint ein Hinweis, der zur Absprache auffordert.
Kann ich einen Fall wieder löschen?
Ja, über den Button „Löschen" in der Fallübersicht auf der Startseite. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
Bei Fragen, die diese Anleitung nicht beantworten konnte, wenden Sie sich gerne an: info@insofa-dreischritt.de
KI-Unterstützung (Mistral)
Mistral ist ein europäisches KI-Unternehmen mit Sitz in Frankreich. Es wird für diese Funktion genutzt, weil die Verarbeitung Ihrer Angaben dadurch innerhalb der EU erfolgt.
Stichworte eingeben, die KI formuliert einen sachlichen Fließtext. Das Ergebnis ist vollständig editierbar.
Vielen Dank für Ihr Engagement im Kinderschutz.
Ihre aufmerksame Beobachtung und Ihre Bereitschaft, sich beraten zu lassen, sind ein wichtiger Beitrag zum Schutz von Kindern und Jugendlichen. Diesen Schritt zu gehen, erfordert Mut und Verantwortungsbewusstsein. Dafür möchten wir Ihnen ausdrücklich danken!
Ein vollständiges Protokoll dieser Beratung können Sie bei der Insoweit erfahrenen Fachkraft (InsoFa) anfragen, mit der Sie zusammengearbeitet haben.
Sollten sich in diesem oder einem anderen Fall erneut Sorgen um das Wohl eines Kindes ergeben, zögern Sie bitte nicht, sich erneut beraten zu lassen. Der InsoFa-Dreischritt steht Ihnen dafür jederzeit zur Verfügung.
Der InsoFa-Dreischritt ist ein strukturiertes Instrument zur Gefährdungseinschätzung in der Beratung durch Insoweit erfahrene Fachkräfte (InsoFa) nach §§ 8a, 8b SGB VIII. Es wurde von Teresa Vogelsänger entwickelt und wissenschaftlich evaluiert.
Das Instrument gliedert die Einschätzung in drei Schritte: (1) Auswahl relevanter Gefährdungsbereiche, (2) Benennung gewichtiger Anhaltspunkte, (3) strukturierte Einschätzung je Bereich anhand der rechtlichen Definition der Kindeswohlgefährdung.
Teresa Vogelsänger
Ziegeleiweg 107
40591 Düsseldorf
Telefon: 015679 029826
E-Mail: info@insofa-dreischritt.de
Website: www.insofa-dreischritt-tool.de
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Die durch die Seitenbetreiberin erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtes bedürfen der schriftlichen Zustimmung der jeweiligen Autorin.
© Teresa Vogelsänger - Der InsoFa-Dreischritt. Alle Rechte vorbehalten.
Die Inhalte dieses Tools wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte kann jedoch keine Gewähr übernommen werden. Das Tool ersetzt keine rechtliche oder fachliche Beratung im Einzelfall. Die Einschätzung der Kindeswohlgefährdung liegt in der fachlichen Verantwortung der nutzenden Fachkraft.
Verantwortlich im Sinne der DSGVO:
Teresa Vogelsänger
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Für die im Tool eingegebenen Falldaten ist die jeweils nutzende Fachkraft bzw. deren Trägerinstitution datenschutzrechtlich eigenverantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
Bei der Nutzung dieses Tools werden folgende Datenkategorien verarbeitet:
Benutzername, Name, ggf. E-Mail-Adresse und Trägerinstitution sowie ein verschlüsselter Passwort-Hash werden serverseitig in einer Datenbank gespeichert. Das Passwort selbst wird nicht gespeichert, nur ein Einweg-Hashwert. Die Anmeldung erfolgt über ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie; bei Anmeldung von einem neuen Gerät wird zusätzlich ein einmaliger Code per E-Mail versendet (Zwei-Faktor-Bestätigung). Optional kann ein Gerät für 180 Tage als vertrauenswürdig hinterlegt werden, um diese Abfrage zu überspringen (ebenfalls per Cookie).
Pseudonymisierte Angaben zu Beratungsfällen (Pseudonym des Kindes, Alter, Familienzusammenhang, Gefährdungseinschätzung, Maßnahmen). Diese Daten werden zugriffsgeschützt in einer Datenbank auf dem Server gespeichert und sind nur dem angemeldeten Nutzerkonto sowie im Rahmen des Kollaborationsmodus der beitretenden Fachkraft zugänglich. Die Übertragung erfolgt durchgehend verschlüsselt über HTTPS; eine Verschlüsselung der Daten in der Datenbank selbst (Verschlüsselung „at rest") ist aktuell nicht umgesetzt.
Für die eingeloggte Anmeldung wird eine serverseitige Sitzung angelegt, die nach 8 Stunden oder beim Abmelden endet. Für die Zusammenarbeit mit einer ratsuchenden Fachkraft wird je Fall ein Zugangscode erzeugt, der fest beim Fall gespeichert wird und bis zu 6 Monate gültig ist. Er ermöglicht den Beitritt zum Fall ohne eigenes Nutzerkonto der Fachkraft.
Für Zugangsdaten bei Neuanlage eines Kontos, Anmeldecodes (Zwei-Faktor-Bestätigung), Links zum Zurücksetzen des Passworts sowie Bestätigungslinks zur Einwilligung in die Datenverarbeitung versendet das Tool automatisiert E-Mails über einen bei IONOS gehosteten SMTP-Server. Diese E-Mails enthalten Name, Benutzername sowie ggf. ein einmaliges, temporäres Passwort oder einen zeitlich begrenzten Link.
Der Webserver speichert bei jedem Aufruf automatisch technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, verwendeter Browser). Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Sicherheit und werden nach spätestens 8 Wochen automatisch gelöscht.
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Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben, verkauft oder für Werbezwecke genutzt.
Das Tool bietet optional eine KI-gestützte Textgenerierung über die Mistral-API. Diese Funktion ist freiwillig.
Bei Nutzung der KI-Funktion werden Stichworte sowie Pseudonym, Alter, Institution und Familienzusammenhang über den Server dieses Tools an die API von Mistral AI (ein Unternehmen mit Sitz in Frankreich/EU) übermittelt und dort verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt standardmäßig innerhalb der EU; je nach genutzter Funktion kann es im Ausnahmefall zu einer vorübergehenden Verarbeitung außerhalb der EU kommen, abgesichert durch geeignete Garantien. Der Zugang erfolgt über einen zentralen, von der Administration verwalteten Zugang. Es ist kein eigener API-Key der nutzenden Person erforderlich. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Mistral AI.
Empfehlung: Geben Sie bei der KI-Textgenerierung ausschließlich sachliche Beobachtungen ohne unnötige personenbezogene oder identifizierende Informationen ein.
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- Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, www.ldi.nrw.de
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@insofa-dreischritt.de
Widerruf der Einwilligung (ratsuchende Fachkraft): Wenn Sie im Rahmen einer InsoFa-Beratung Ihre Einwilligung zur Speicherung Ihres Namens und Ihrer Institution erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf erfolgt ausschließlich über die zuständige Insoweit erfahrene Fachkraft (InsoFa), die die Beratung durchgeführt hat, per E-Mail an info@insofa-dreischritt.de. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Einwilligung von InsoFa- und Admin-Zugängen: Bei Anlage eines Nutzerkontos wird per E-Mail ein Link zur Bestätigung der Einwilligung in die Datenverarbeitung versendet; ohne diese Bestätigung ist keine Anmeldung möglich. Auch diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Wenden Sie sich hierfür an die Administration.
Am Ende eines Falls kann optional Feedback zum Tool gegeben werden (Zufriedenheit, Verständlichkeit, Freitext). Diese Funktion ist freiwillig und wird ohne Bezug zu einem konkreten Fall verarbeitet — es werden weder Pseudonym noch sonstige Falldaten mitgeschickt, lediglich die Angabe, ob das Feedback von einer InsoFa oder einer ratsuchenden Fachkraft stammt. Die Antworten werden direkt per E-Mail an info@insofa-dreischritt.de versendet und nicht in der Datenbank gespeichert. Bitte geben Sie in den Freitextfeldern keine personenbezogenen oder fallbezogenen Informationen an.
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